どこをシステム化するのか

だいぶ前だが、取引していた、エンドユーザさんに

聞かれたことがあったことを書いてみたいと思います。

 

「どんなところをシステム化するんですか？」

 

そこのユーザさんは、全般的に、

 

パソコン＝わからない箱　or ソリティア or 麻雀

 

のレベル。

 

でも、いわれて気が付いたのだが、

 

なぜシステム化するかを理解してもらえてないのは、

 

提供する側としては、

 

ちゃんと説明した方がよい。

 

私は、確かこんなように答えていたと思う。

 

決まったルールで、決まった業務をシステム化すると、

業務の時間短縮になるので、

お客様の業務を理解しコストが回収できると見込んだうえで、

システム化をします。

 

たとえば、ある作業が決まったルールであったとき、

システム化すると、作業時間が1/10になるとします。

 

ただ、この時点でシステム化は決定しません。

 

お客様が長い目でみて、お見積もりした金額を元に、

ご相談します。

 

時給千円の人が、十時間かけるとすると、

一万円のコストが発生します。

 

でもシステム化すると、作業時間は一時間に短縮さるが、

十万円のコストがかかります。

 

１０回作業を行うことで、システムにかけたコストは、

回収できます。

 

そして、さらに、９時間分作業を別の作業に割り当てられます。

 

と、こんな感じ。

 

理想に近いような説明だったが、

お客さんは十分に理解していただきました。

 

ある程度の役職を持った方々であれば、

システム導入などの話は伝わってます。

 

あとからではあったのですが、

いろいろと話を聞くと。

 

現場の末端レベルでは、

 

「なんだかわからないことがやってくるぞ」

 

とか

 

「いろいろ覚えなくてはならなくて、大変だ」

 

という感想の方が多いようです。

 

私も言われました。こんなこと。

 

「いまでも業務がまわっているのに、

なにもする必要ねーだろ。」

 

と。。。

 

つまり、一番使うユーザが、

否定的なところから入っている傾向があったんです。

 

でも、時間をかけてでも、

教えて、教えられてじっくり話して、

やっていると、

ユーザさんも見方になってくれるぐらい、

システムに対して意欲的になってきます。

 

提供する側としては、よろこべることであり、

どんどんお話を聞きます。

 

でも、ユーザさんは、何でも出来ると思い始めて、

要求がきつくなってきます。

 

ユーザさんがシステムの仕組みまで理解することは不可能ですが、

目線としては、「なんでもやってくれそうなハコ」に

見え始めてきます。

 

ユーザさんに対して、ここからもう一段階深く入っていきます。

 

仕様の部分です。

 

システムで判断できる部分と、

人間しか判断できない部分を分けて説明をする必要が出てきます。

 

これもまた、じっくり納得していただけるまで、

ひざを突き合せます。

 

このような段階をふんで、

システムが完成し、業務がまわり始めます。

 

システム化は、パソコンに向かうことがメインではなく、

お客さんと接することがメイン。

 

実体験として、本当に考えさせられました。

 

説明の仕方ひとつ。

 

操作方法ひとつ。

 

お客さんが画面を見るときの目線ひとつ。

 

画面の文字の大きさ、色。

 

小さなひとつひとつがつながって、

 

やっとシステムができるのだと。

 

いま思うといい経験でした。

 

最後には、「すごい楽になった」とか、

 

言われると、本当にうれしかったですね。

 

あとは、作業しているところをみて、

お客さんが楽になったなって、

見てわかるとき。

 

システム導入前と後での、

時間の使い方がかわったりと・・・。

 

システムは安い買い物ではありませんし、

会社に対して大きな影響を与えます。

 

安すぎても、危険なこともあると思いますし、

高すぎても、良いシステムとは限らないこともあると思います。

 

慎重な判断をして、システムを導入してほしいと思いました。

お客さんの内部事情もありますので・・・。

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